Satzung über die Aufgaben und die Nutzung des Stadtarchivs Bad Vilbel
(Archivsatzung)

§ 1 – Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

(1) Diese Satzung regelt die Aufgaben, die Organisation sowie die Nutzung des Stadtarchivs Bad Vilbel.

(2) Öffentliches Archivgut im Sinne dieser Satzung sind alle Unterlagen der Stadt Bad Vilbel und ihrer anbietungspflichtigen Stellen oder rechtlich selbstständigen juristischen Personen,

          1.       für die das Stadtarchiv die Archivwürdigkeit festgestellt hat,

          2.       die dem Stadtarchiv übergeben wurden und

          3.       die vom Stadtarchiv zu Archivgut umgewidmet wurden.

Als öffentliches Archivgut gelten auch archivwürdige Unterlagen, die das Stadtarchiv zur Ergänzung seiner Bestände gesammelt, erworben oder übernommen hat.

(3) Unterlagen sind alle Schrift-, Bild-, Film-, Ton- und digitalen Dokumente sowie sonstige Informationsobjekte unabhängig von ihrem Trägermaterial oder ihrer Speicherform. Hierzu zählen auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die ihrer Ordnung, Nutzung und Auswertung dienen.

(4) Archivwürdig sind Unterlagen, die von bleibendem Wert sind

1. aufgrund ihrer politischen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis der Stadtgeschichte,
2. für die Sicherung berechtigter Interessen der Bürgerinnen und Bürger oder
3. zur Wahrung von Rechten bzw. auf Grund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufzubewahren sind.

§ 2 – Stellung und Aufgaben des Stadtarchivs

(1) Die Stadt Bad Vilbel unterhält ein Stadtarchiv als öffentliche Einrichtung.

(2) Aufgabe des Stadtarchivs ist es, Unterlagen der Stadtverwaltung und ihrer Einrichtungen, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, nach dieser Satzung zu übernehmen, zu bewerten, zu sichern, dauerhaft aufzubewahren, zu erschließen, nutzbar zu machen und für die allgemeine Nutzung bereitzustellen.

(3) Die Archivierung umfasst die Bewertung, Übernahme, Erhaltung, Sicherung, Ordnung sowie Verzeichnung und Bereitstellung der Unterlagen. Sie schließt die Wahrung der Integrität, Authentizität und der dauerhaften Lesbarkeit des Archivguts ein.

(4) Als städtische Stellen im Sinne dieser Satzung gelten auch

1. Eigenbetriebe und
2. juristische Personen des Privatrechts, an denen die Stadt Bad Vilbel mit mehr als der Hälfte der Anteile oder Stimmrechte beteiligt ist und die nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen.

(5) Das Stadtarchiv ist an allen grundsätzlichen Fragen zu beteiligen, die Folgen für die spätere Archivierung haben können, insbesondere bei der Gestaltung von Aktenplänen, Aktenordnungen, bei der Einführung oder Änderung von IT-Systemen sowie bei der Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.

(6) Das Stadtarchiv kann zur Ergänzung seiner Bestände Dokumentationsmaterialien und Unterlagen privater Herkunft sammeln, übernehmen oder erwerben.

(7) Das Stadtarchiv trägt durch Forschung, Veröffentlichungen, Ausstellungen und Öffentlichkeitsarbeit zur Erforschung und Vermittlung der Stadtgeschichte Bad Vilbels bei.

§ 3 – Anbietung, Bewertung und Übernahme von Unterlagen

(1) Alle Dienststellen der Stadt Bad Vilbel sind verpflichtet, Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern und dem Stadtarchiv anzubieten.

Die Prüfung erfolgt regelmäßig, mindestens alle zwei Jahre.

(2) Ausgesonderte Unterlagen sind dem Stadtarchiv vollständig mit einer Anbietungsliste vorzulegen. Anzubieten sind auch Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungs- oder Datenschutzvorschriften unterliegen.

(3) Das Stadtarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit (Bewertung) und die Übernahme. Es kann zur Bewertung Einsicht in Unterlagen nehmen, auch vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

(4) Die Übergabe hat innerhalb eines Jahres nach der Entscheidung über die Archivwürdigkeit zu erfolgen. Mit der Übernahme gehen die Unterlagen in die ausschließliche Verfügungsgewalt des Stadtarchivs über.

(5) Technische und organisatorische Kriterien für die Übernahme elektronischer Unterlagen werden zwischen der abgebenden Stelle und dem Stadtarchiv abgestimmt.

(6) Auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigem Material darf nur im Einvernehmen mit dem Stadtarchiv verzichtet werden.

§ 4 – Vernichtung von Unterlagen

Unterlagen dürfen von städtischen Stellen nur vernichtet oder Daten gelöscht werden, wenn das Stadtarchiv deren Übernahme ausdrücklich abgelehnt oder auf eine Anbietung verzichtet hat.

§ 5 – Nutzung des Archivguts

(1) Das Stadtarchiv Bad Vilbel steht jeder Person, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, im Rahmen dieser Satzung zur Nutzung offen, soweit keine gesetzlichen Einschränkungen oder Eigentümerrechte entgegenstehen.

(2) Nutzungsarten sind:

1. Einsichtnahme in Findmittel
2. persönliche Einsichtnahme in Archivgut im Lesesaal des Stadtarchivs,
3. schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung,
4. Anfertigung und Herausgabe von Reproduktionen nach der Gebührenordnung.
5. Die Anfertigung von Abschriften sowie das Abhören und Kopieren von Ton, -Film,- Bildaufzeichnungen.
   
   

(3) Über die Art der Nutzung und die Vorlageform entscheidet das Stadtarchiv. Ein Anspruch auf Vorlage im Original besteht nicht.

(4) Das Archivpersonal soll Benutzer des Archivs durch Auskunft und Beratung unterstützen. Das Abhören und Kopieren von Ton, Film- und Bildaufzeichnungen darf nur mittels archiveigener, durch das Archivpersonal bediente Geräte vorgenommen werden.

§ 6 – Nutzungsantrag

(1) Die Benutzung des Archivs ist schriftlich oder online zu beantragen.

Die Benutzung des Archivs wird auf schriftlichen Antrag zugelassen. Der Antrag kann auch durch E-Mail erfolgen oder digital eingereicht werden.

(2) Im Antrag sind anzugeben:

1. Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum der Antragstellerin oder des Antragstellers,
2. gegebenenfalls Name und Anschrift des Auftraggebers,
3. Zweck, Thema und Zeitraum der Nutzung,
4. gegebenenfalls die Absicht einer Veröffentlichung.

(3) Der Antragsteller muss gleichzeitig mit Antragstellung erklären, dass er bei der Nutzung des Archivguts diese Satzung, die Rechte und schutzwürdigen Belange der Stadt, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie den Datenschutz Dritter und deren schutzwürdige Interessen wahren wird. Er hat die Stadt von Ansprüchen Dritter freizustellen.

§ 7 – Schutzfristen

Die Nutzung von Unterlagen unterliegt den Schutzfristen gemäß §§ 7–9 des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG) in der jeweils geltenden Fassung.

Für personenbezogene Daten gelten die besonderen Schutzvorschriften des Datenschutzrechts. Das Stadtarchiv kann auf Antrag über die Verkürzung von Schutzfristen im Einzelfall entscheiden.

§ 8 – Einschränkung oder Versagung der Benutzungserlaubnis

(1) Die Benutzungserlaubnis ist einzuschränken oder zu versagen werden, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass

1. das Wohl der Stadt Bad Vilbel, des Landes Hessen oder der Bundesrepublik Deutschland beeinträchtigt würde,
2. schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter verletzt werden,
3. Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern privaten Archivguts entgegenstehen,
4. der Erhaltungszustand des Archivguts eine Nutzung gefährdet würde.
   
   

(2) Eine Einschränkung oder Versagung ist kann ferner aus anderen wichtigen Gründen erfolgen, insbesondere wenn

1. gegen wiederholt die Archivsatzung oder erteilte Auflagen verstoßen wurde,
2. ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand entstehen würde,
3. der Erhaltungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
4. Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
5. der Nutzungszweck anderweitig insbesondere durch Einsichtnahme in allgemein zugängliche Druckwerke oder Reproduktionen erreicht werden kann.
   
   

(3) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (Bedingungen, Auflagen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden.

1. Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen oder
2. nachträgliche Gründe bekannt werden, die die Ablehnung der Benutzungserlaubnis gerechtfertigt hätten oder
3. der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
4. der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte, Datenschutzrecht sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
   
   

§ 9 – Ort und Zeit der Nutzung

(1) Archivgut kann während der festgesetzten Öffnungszeiten des Stadtarchivs nur im Lesesaal eingesehen werden.

(2) Der Zutritt zu Magazinen oder sonstigen Aufbewahrungsräumen ist Benutzern grundsätzlich nicht gestattet.

(3) Die Benutzer haben sich im Leseraum so zu verhalten, dass andere weder behindert noch belästigt werden. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Lesesaal zu rauchen, Speisen und Getränke mitzuführen und zu sich zu nehmen, sowie Kameras, Mappen, Taschen und Mäntel mitzunehmen. Das Archivpersonal kann weitere Schutzmaßnahmen anordnen.

§ 10 – Vorlage von Archivgut

(1) Das Archivgut kann dem Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann sowohl die Bereithaltung, als auch die Benutzung selbst zeitlich begrenzen.

(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung, in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde wieder zurückzugeben.

(3) Veränderungen, Beschädigungen, Markierungen oder Notizen im Archivgut sind untersagt, insbesondere a) das Anbringen von Bemerkungen und Strichen b) das Nachziehen von verblassten Stellen c) auf dem Archivgut zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.

(4) Festgestellte Schäden sind unverzüglich beim Archivpersonal zu melden.

(5) Eine Ausleihe von Archivgut außerhalb des Stadtarchivs ist grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmsweise kann für Ausstellungszwecke, die im öffentlichen Interesse sind und deren Träger nicht die Stadt Bad Vilbel ist, eine befristete Leihe auf Grundlage eines Leihvertrags sowie mit Vereinbarungen über die Sicherheit und Haftung beim Transport und während der Ausstellung des Archivguts abgeschlossen werden.

§ 11 – Reproduktionen und Veröffentlichungen

(1) Die Fertigung von Reproduktionen (Fotokopien, Scans, digitale Aufnahmen) und Veröffentlichungen von Archivgut bedürfen der Genehmigung des Stadtarchivs. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck unter Angabe der Belegstelle verwendet werden.

(2) Die Quelle ist bei jeder Veröffentlichung anzugeben („Stadtarchiv Bad Vilbel, Signatur …“).

(3) Veränderungen oder Bearbeitungen müssen in der Quellenangabe kenntlich gemacht werden.

(4) Bei Archivgut privater Herkunft ist zusätzlich die schriftliche Zustimmung des Eigentümers erforderlich.

§ 12 – Auswertung und Zitierpflicht

(1) Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, bei der Auswertung der Unterlagen die Urheberrechte sowie die Persönlichkeitsrechte Dritter zu wahren.

(2) Veröffentlichungen, die auf Archivgut des Stadtarchivs beruhen, müssen die Quelle eindeutig angeben.

(3) Auf Verlangen ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar der Veröffentlichung unentgeltlich zu überlassen.

§ 13 – Rechte Betroffener

Das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Sperrung personenbezogener Daten richtet sich nach § 10 des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG).

§ 14 – Haftung

(1) Benutzer haften für von ihnen verursachte Schäden, Verluste oder Verunreinigungen am Archivgut, sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivs verursachten Schäden. Das gilt nicht, wenn der Benutzer nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.

(2) Die Stadt Bad Vilbel haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind. 

§ 15 – Gebühren und Auslagen

(1) Für die Nutzung des Stadtarchivs und die Anfertigung von Reproduktionen werden Gebühren und Auslagen nach der jeweils gültigen Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Bad Vilbel erhoben.

(2) Bei wissenschaftlichen, ortsgeschichtlichen oder schulischen Arbeiten kann auf Antrag auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.

§ 16 – Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am 01.01.2026 in Kraft.

Bad Vilbel, 17.12.2025

gez. Sebastian Wysocki
Bürgermeister

Ausfertigungsvermerk:

Es wird bestätigt, dass der Inhalt dieser Satzung mit den hierzu ergangenen Beschlüssen der Stadtverordnetenversammlung übereinstimmt und dass die für die Rechtswirksamkeit maßgebenden Verfahrensvorschriften eingehalten wurden.

Bad Vilbel, den 17. Dezember 2025

DER MAGISTRAT DER STADT BAD VILBEL

gez.: Sebastian Wysocki
Bürgermeister